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Si vous cherchez des moyens de rationaliser les opérations de votre entreprise, commencez par examiner les domaines clés où la technologie et les systèmes améliorés peuvent vous faire économiser de l'argent. Qu'il s'agisse de comptabilité, de communications ou de gestion des employés, la technologie et les routines intelligentes peuvent être utilisées non seulement pour gagner du temps et de l'argent, mais aussi pour synchroniser les opérations, ce qui améliore l'efficacité de l'entreprise.

Système téléphonique

Les communications sont une nécessité dans chaque lieu de travail. Examinez attentivement votre ancien système téléphonique - il est peut-être temps de procéder à une mise à jour. Les nouveaux systèmes de téléphonie logiciel qui utilisent Internet et la technologie Voice over Internet Protocol peuvent rendre votre entreprise plus efficace. Ces systèmes sont livrés avec des fonctionnalités qui incluent la musique d'attente, les boîtes vocales qui peuvent être modifiées et le transfert d'appel, et ils vous permettent de vous connecter pour répondre aux appels depuis votre domicile. La meilleure partie est que le coût mensuel du service de téléphonie logicielle offre des économies importantes à de nombreuses entreprises.

Logiciels et commandes communicantes

Si vous avez des commerciaux, des livreurs ou des employés sur la route, un logiciel qui prend les activités entrantes et envoie des messages texte pour les alerter maintient l'activité en cours. Les programmes qui peuvent convertir des commandes ou des actions en messages texte pour les employés qui ne sont pas au bureau éliminent le besoin d'étape supplémentaire consistant à les appeler et les retards qui peuvent survenir dans la transmission des informations. Cela économise du temps et de l'argent et améliore le service client.

Communications internes

Des services tels que Cisco WebEx et GoToMeeting permettent d'organiser des réunions sur Internet, tandis que vous pouvez utiliser les fonctions d'appel vidéo Google Talk ou Skype pour parler face à face avec des clients ou des fournisseurs. Les réunions et les conférences téléphoniques peuvent être initiées facilement et menées sans préavis grâce aux services désormais disponibles. Ces services éliminent la courbe d'apprentissage et concentrent les efforts du personnel avec peu de temps perdu.

Comptabilité

Un logiciel qui connecte et sort les employés toutes les heures rationalise considérablement la paie et réduit le gaspillage causé par les employés qui partent tôt ou arrivent en retard. Si votre entreprise prend des commandes de produits sur un site Web et en interne, les données doivent se synchroniser. Un système qui dépose l'activité du site Web dans votre système de prise de commandes interne prend en charge ce problème et empêche les erreurs ou les doublons.

Gestion des espèces et des paiements

Pour limiter les vols et les pertes, nommez le moins de personnes possible pour gérer les espèces et essayez de retirer les espèces de l'équation en acceptant plus de cartes de crédit. La technologie a rendu possible l'utilisation d'un smartphone ou d'une tablette pour capturer les transactions par carte de crédit. De nombreuses applications et combinaisons de logiciels désormais disponibles, notamment Intuit Go Payment, PayPal Here et Square, peuvent transformer les appareils mobiles en terminaux de cartes de crédit.

Gestion des employés

Les logiciels de planification tels que ShiftPlanning, TimeForce ou WhenToWork sont un bon début pour garder les quarts de travail des employés remplis et la disponibilité à jour. Le temps passé à remplir les quarts de travail à la volée peut ralentir une entreprise et retarder sa croissance. L'élimination de quelques erreurs ou conflits de planification mensuelle peut facilement couvrir le coût du logiciel de planification.