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En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous pouvez parfois acheter les services d'une personne qui ne travaille pas pour vous en tant qu'employé. Vous paieriez ces travailleurs en tant qu'entrepreneurs indépendants sur une base 1099, plutôt que sur une base W-2. Vous n'auriez généralement pas à retenir d'impôts sur ce que vous les payez, mais vous devez toujours informer l'Internal Revenue Service que vous les avez payés, combien et donner des informations d'identification quant à l'identité de chacun de ces travailleurs.

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Allez en ligne sur le site Web de l'IRS. Cliquez sur «Formulaire W-9» sous «Top Forms and Publications» dans le coin supérieur gauche de la page. Imprimez le formulaire.

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Envoyez une copie du W-9 au travailleur que vous payez sur une base de 1099 et demandez-lui de le remplir et de vous le retourner. Le formulaire l'oblige à indiquer son nom et son adresse. Il lui demande également son numéro de sécurité sociale, son numéro d'identification fiscale ou son numéro d'identification d'employeur, selon qu'elle est propriétaire unique, étrangère résidente, individuelle ou constituée en société. Le formulaire W-9 demande également à la travailleuse de certifier qu'elle n'est soumise à aucune retenue de sauvegarde auprès de l'IRS sur ce que vous lui payez.

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Déposez le formulaire W-9 auprès de l'IRS lorsque le travailleur vous le renvoie. Envoyez-le au même bureau de l'IRS où vous transférez normalement vos charges sociales pour les autres employés et où vous produisez vos propres déclarations de revenus. Si vous avez un NIP de dépôt électronique auprès de l'IRS, vous pouvez également soumettre le W-9 par voie électronique.

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Commencer la retenue de sauvegarde de 28 pour cent de tout ce que vous payez au travailleur s'il ne vous retourne pas le formulaire W-9 rempli, certifiant que son revenu 1099 n'est pas assujetti à l'impôt immédiat. Transmettez les impôts que vous avez retenus à l'IRS au même bureau où vous auriez déposé le formulaire s'il l'avait rempli et vous l'avait rendu. Continuez à le faire à partir de chaque paiement que vous lui faites jusqu'à ce qu'il remplisse et vous envoie son W-9.