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Même si vous aimeriez croire que vous vivez à une époque complètement numérique, il y a encore beaucoup de documents papier utilisés chaque jour. La plupart des contrats exigent des signatures originales à l'encre, les factures et les bons de livraison sont imprimés et expédiés avec chaque commande et les documents de soumission sont normalement imprimés et reliés dans un livre. Vous devez utiliser des idées de classement et d'organisation pour vous assurer de pouvoir accéder facilement aux documents importants.

Archivage

Si vous autorisez le mélange de vos fichiers actifs à vos fichiers archivés, cela peut rendre la recherche de documents actuels plus difficile que nécessaire. Créez deux systèmes de classement dans votre classeur. Faites de la partie supérieure de votre armoire les fichiers actifs et la partie inférieure de vos fichiers archivés. Vos fichiers archivés nécessiteront normalement plus d'espace, alors laissez plus d'espace dans les tiroirs de votre classeur pour ces fichiers. Placez les fichiers actifs en haut de l'armoire pour un accès facile et placez vos fichiers archivés en bas.

Code de couleurs

Lorsque vous regardez un tiroir de classeur rempli de dossiers en papier manille, ils peuvent tous commencer à se ressembler. Une façon de faciliter la recherche du bon fichier consiste à utiliser un système de codage couleur sur vos dossiers de fichiers. Vous pouvez acheter des autocollants colorés pour vos chemises dans n'importe quel magasin de fournitures de bureau. Vous pouvez utiliser des couleurs pour désigner différents services, différencier les fichiers financiers des non financiers ou décomposer les fichiers par responsabilité exécutive. Pour aider les autres à utiliser votre système de codage couleur, créez un guide sur une feuille de papier ordinaire de 8 1/2 pouces sur 11 pouces sur laquelle figurent les autocollants ainsi que ce que les autocollants sont censés représenter.

Sous-dossiers

Si vous avez des informations qui peuvent être facilement séparées en sous-catégories, vous devez utiliser des sous-dossiers pour aider à classer ces informations. Par exemple, si vous avez une série de fichiers pour chacun des 50 états, utilisez 50 sous-dossiers pour garder les informations séparées dans votre système de classement. Les sous-dossiers peuvent vous aider à séparer les factures actives des factures payées, à décomposer les différents registres du personnel du service ou à conserver toutes les informations pour chaque bon de commande regroupées par numéro de bon de commande.

Gardez-le organisé

Créez une règle de bureau selon laquelle seul un petit groupe de personnes désignées est autorisé à extraire des fichiers et à les remettre dans les armoires. Si vous autorisez n'importe qui dans l'entreprise à accéder aux fichiers, les systèmes de classement seront finalement ignorés et il y aura confusion. Autorisez uniquement certaines personnes connaissant les systèmes à extraire des fichiers pour ceux qui en ont besoin et à renvoyer les fichiers une fois qu'ils ont terminé.