Qu'est-ce que «Payroll Suspense»?
Les comptables utilisent des comptes d'attente pour détenir temporairement des transactions non identifiables. Le suspense de paie ne signifie pas que la paie de votre entreprise est conservée; les chèques de paie sont toujours émis et votre compte de caisse est ajusté pour montrer ce coût. Lorsque la comptable ne peut pas trouver où une partie d'une transaction de paie doit aller, elle la met en suspens de paie.
Opérations comptables de base
Toutes les transactions financières liées à votre entreprise sont enregistrées dans au moins deux comptes. Ces transactions se neutralisent effectivement les unes les autres, mais permettent d'enregistrer les données financières à tous les endroits nécessaires. Pour simplifier les choses, l'entrée de paie de 1 000 $ pour la paie peut être codée au service de l'entrepôt pour le salaire d'un employé. L'autre côté de cette transaction serait enregistré comme des écritures de crédit sur plusieurs comptes tels que les impôts, les retenues pour les prestations de santé, les programmes de retraite et le compte de paie net. Si l'employé choisit un don de bienfaisance déduit de son chèque, mais que le compte spécifique n'est pas disponible, cette partie de l'allocation de crédit serait mise en suspens.
Suspense de paie
Parce que toutes les transactions comptables doivent être en équilibre dans la comptabilité en partie double, un compte d'attente de paie est utilisé lorsque tout ou partie d'une transaction n'est pas identifiée ou qu'il n'y a pas de comptes disponibles pour celle-ci. En utilisant l'exemple de la section précédente, la comptable a attribué la transaction aux bons comptes de distribution, aux taxes, aux avantages et au montant net à payer, mais n'avait pas de compte ouvert pour le don de bienfaisance de 30 $, qu'elle a alloué au suspens de la paie. Une fois que la comptable a configuré le compte de déduction de bienfaisance des employés, elle met à zéro le compte d'attente pour cette transaction et place l'entrée dans ce compte.
Pratiques comptables
Les comptes d'attente sont utilisés tout au long de votre plan comptable d'entreprise pour les actifs, les passifs, les revenus, les dépenses, les capitaux propres, les gains et les pertes pour les éléments non identifiés ou non attribués. Le compte d'attente apparaît avec d'autres sous-comptes répertoriés sous ces comptes du grand livre principal pour contenir les détails capturés pour le rapport et l'analyse. Chaque compte ou « seau » permet à votre comptable de suivre des éléments spécifiques, tels que le total des taxes payées pour les employés. À la fin d'un cycle économique, le comptable ferme les livres et résume les sous-comptes dans les principaux comptes du grand livre en effectuant des écritures de journal. Cela inclut la création de nouveaux comptes pour mettre à zéro les comptes d'attente.
