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En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vos clients sont au cœur de votre entreprise. Sans eux, le succès est insaisissable. Lorsque vos clients font une demande, ils s'attendent à ce que vous la remplissiez le mieux possible. Les demandes de service se présentent sous diverses formes, telles que l'achat d'articles tangibles, pour vous engager à exécuter un service ou pour déposer une plainte concernant vos produits ou services. Pour aider à fournir à vos clients un service efficace, développez un système qui vous permet de suivre leurs demandes.

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Créez des fichiers individuels sur le disque dur de votre ordinateur pour chacun de vos clients. Par exemple, créez un dossier sur votre lecteur C et étiquetez-le "Demandes de service actuelles". Dans ce dossier, créez des fichiers pour chacun de vos clients et étiquetez-les par le nom de client respectif. Créez un autre dossier sur le lecteur C et nommez-le « Demandes de service fermées ». Créez des fichiers individuels pour chacun de vos clients dans le dossier «Fermé».

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Développez un modèle de demande de service via un tableur ou un programme de traitement de texte. Tapez « Demande de service » en gras, au centre de la page. Quelques espaces plus bas, à gauche de la page, incluent le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail de votre entreprise. Mettez les données du client à droite. Cela comprend le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail du client.

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Créez les colonnes nécessaires, sous l'en-tête, et attribuez des en-têtes qui se rapportent à la demande de service. Par exemple, les en-têtes peuvent se lire: «Date de la demande», «Demande faite par» et «Description». Créez suffisamment d'espace pour la colonne « Description » afin que des informations détaillées puissent être saisies au besoin.

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Dessinez une boîte «Commentaires» en bas de la page, vers la gauche. Dans "Commentaires", indiquez des informations supplémentaires sur la demande, comme la manière dont elle sera gérée et le calendrier estimé. En bas à droite de la page, tracez une ligne et saisissez "Accepté par" en dessous pour la personne qui transmet la demande à écrivez son nom. Sous cette ligne, créez une autre ligne et saisissez "Date de fin".

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Enregistrez la demande dans le dossier « Demandes de service en cours » sous le nom de fichier approprié. Une fois la demande traitée, contactez la cliente pour voir si elle est satisfaite. Si tel est le cas, entrez la date de fin de la demande de service et enregistrez le document dans le dossier «Demandes de service fermées» dans le fichier correspondant. À des fins de sauvegarde et pour augmenter la fiabilité de votre système de classement, créez deux dossiers papier, l'un pour les «demandes de service en cours» et l'autre pour les «demandes de service fermées». Classez chaque document papier par ordre alphabétique dans le dossier respectif.