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Lorsque vous décidez que le moment est venu d'externaliser la paie de votre entreprise à un tiers, la recherche du bon service de paie commence. Une fois que vous avez identifié les services de paie, vous devez connaître les critères appropriés afin de pouvoir sélectionner le service le plus compatible. Certains fournisseurs de services de paie se spécialisent dans les petites entreprises, tandis que d'autres offrent différents niveaux de service pour répondre aux besoins des petites, moyennes et grandes entreprises. Comprendre ce qu'il faut rechercher dans un service de paie peut vous aider à restreindre vos options et à en choisir une rapidement et efficacement.

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Énumérez vos besoins spécifiques en matière de paie. Évaluez la complexité de votre situation de paie. Si vous avez des employés dans différents États, vous avez besoin d'un service de paie avec une expertise multi-États. Déterminez si vous avez besoin d'un service de paie uniquement pour traiter les chèques de paie ou si vous en avez besoin pour effectuer des tâches plus vastes telles que le soutien des ressources humaines, telles que la gestion des avantages sociaux des employés.

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Assurez-vous de disposer du système approprié pour soumettre les données de paie au service. Certains services de paie fournissent un nom de connexion et un mot de passe de site Web afin que vous puissiez télécharger les informations de paie directement sur leurs sites. D'autres options incluent les soumissions par fax, téléphone et e-mail. Vous voulez qu'ils aient une méthode de soumission qui s'aligne sur la façon dont vous suivez vos informations de paie.

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Vérifiez les références et demandez des références. Discutez avec d'autres propriétaires de petites entreprises. Découvrez quel service de paie ils utilisent et pourquoi. Pour les services de paie que vous trouvez par vous-même, demandez des références commerciales et vérifiez-les. Assurez-vous que les références sont d'autres petites entreprises et de préférence dans votre même industrie.

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Comparez les coûts des services. Une fois que vous avez obtenu la liste des services disponibles, ainsi que les coûts, comparez chaque forfait de services de paie. Assurez-vous de ne payer que les services dont vous avez vraiment besoin. Vous ne voulez pas d'un package rempli de services dont vous n'avez pas besoin.

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Contactez le représentant. Demandez au vendeur qui serait votre représentant de compte si vous l'embauchez. Parlez avec ce représentant pour vous assurer que vous avez un rapport ou au moins pouvez travailler avec la personne. Certaines entreprises ont un vendeur initial, mais attribuent votre compte à un gestionnaire de compte. Ainsi, vous pouvez aimer le vendeur, mais vous voulez vous assurer que vous pouvez travailler avec votre gestionnaire de compte.