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Les procédures de facturation et de comptabilité de bureau sont importantes pour que les choses restent claires et sans confusion. Si chaque employé de bureau décide de faire les choses à sa manière, vous aurez bientôt un gros gâchis entre les mains. Les procédures comptables structurent et organisent les processus. Par exemple, si une entreprise a une procédure pour payer les factures tous les mardis, les factures sont payées le mardi, peu importe qui fait cela. La procédure n'est pas du ouï-dire; c'est une règle commerciale. Les petites entreprises peuvent renforcer leurs procédures, les rendant plus efficaces et utiles lorsqu'elles dirigent une entreprise.

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Identifiez vos risques et faiblesses. Pour améliorer les procédures de comptabilité et de facturation, vous devez déterminer les domaines à améliorer - ce n'est peut-être pas une tâche facile. Vous aurez besoin d'analyser où se situent les problèmes, souvent pas facilement apparents. Vous devrez observer et rechercher les goulots d'étranglement dans les tâches comptables, ainsi que les risques de fraude et d'erreur. Par exemple, vous remarquerez peut-être que vos collections de créances sont trop lentes. Cela peut être dû au fait que les factures sont envoyées trop tard, ou parce que les factures sont confuses ou peut-être parce que vous devez commencer à accepter les paiements par carte de crédit. Ou parce que quelqu'un a «emprunté» des fonds à votre entreprise. La lenteur du paiement s'explique peut-être par le fait que le courrier n'est pas ouvert rapidement tous les jours. Identifier les problèmes et ce qui se cache derrière le problème peut être délicat.

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Soyez conscient des freins et contrepoids. Souvent, le moyen le plus rapide de résoudre un problème n'est peut-être pas le meilleur car il peut éliminer les processus de «freins et contrepoids». Par exemple, une personne effectuant la facturation ne devrait pas être celle qui reçoit les paiements. Il s'agit d'un concept de «freins et contrepoids» de base connu sous le nom de séparation des tâches. Si la même personne facture et reçoit des fonds, et qu'il y a une erreur, elle peut être masquée ou complètement manquée. Si la personne chargée de la facturation vole des fonds, il est difficile de l'attraper, car elle remplit toutes les fonctions au sein d'un processus, une mauvaise idée. Avoir au moins deux personnes impliquées dans les principaux processus comptables de réception d'argent et de paiement de factures.

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Parlez aux clients et aux fournisseurs de la facturation et d'autres problèmes. Accueillez les commentaires ou les plaintes - ils sont généralement des signes que certaines procédures doivent être modifiées. Faites le suivi des griefs des gens et recherchez des modèles. Par exemple, lorsque trop de gens se plaignent de l'attitude de votre responsable des comptes clients, il se peut qu'il ait besoin d'être formé et que les procédures soient améliorées pour inclure l'étiquette et les attentes téléphoniques.