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La création d'événements de divertissement d'entreprise est une grosse affaire. En fait, selon Joe Goldblatt, fondateur de l'International Special Events Society (ISES) et directeur fondateur de l'Event Management Program (EMP) de l'Université George Washington, les dépenses annuelles pour les événements spéciaux dans le monde sont estimées à 500 milliards de dollars avec plus de 75 pour cent de ce montant allant à des événements d'entreprise. Réunir une équipe pour exploiter cette énorme opportunité nécessite une approche calculée et stratégique.

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Choisissez un créneau. L'industrie du divertissement d'entreprise est vaste en termes de types d'événements qui ont lieu, et la première décision qu'une entreprise d'événements devrait prendre en compte est le style d'événements de divertissement que vous souhaitez produire. Les entreprises dépensent de l'argent pour des lancements de produits conçus pour capter l'attention de la presse et de leurs partenaires, pour récompenser leurs meilleurs employés et pour soutenir leur association caritative préférée. Ils divertissent leurs meilleurs clients dans des lieux exotiques et marquent des jalons importants, tels que des anniversaires, des fusions et des succès. Ils organisent des pique-niques pour les employés et des exercices de consolidation d'équipe ainsi que des événements conçus pour les enfants de leurs employés. Chacune de ces opportunités nécessite une orientation différente et des compétences uniques. La première étape pour toute équipe devrait être de décider quel créneau vous allez cibler.

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Rassemblez votre personnel de base. Une équipe d'animation d'entreprise aura besoin de membres du personnel qui peuvent fournir des compétences assez uniques. Un membre de l'équipe doit posséder des compétences en vente et en présentation pour commercialiser votre nouvelle entreprise. Un autre doit remplir le rôle de directeur créatif, en concevant un événement qui marie les objectifs de l'entreprise avec un thème et une exécution fabuleux. Quelqu'un doit négocier des contrats avec des artistes, des fournisseurs et des entrepreneurs. Les exigences en matière d'éclairage, de son, de vidéo et de mise en scène étant essentielles à la réussite d'un événement, un directeur technique compétent est un atout. Enfin, quelqu'un doit gérer la configuration, l'exécution et le déclenchement de l'événement, en gérant le chaos en un seul livrable cohérent. Chaque rôle a besoin d'un champion, le type d'événements que vous choisissez de produire dictant le niveau de compétence requis de chacun.

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Sélectionnez vos principaux fournisseurs. Un temps considérable doit être investi dans la sélection de vos principaux fournisseurs. Établissez des relations avec des sociétés de location de tentes, des agences de réservation de spectacles, des fournisseurs de décoration, des fleuristes, des sociétés de production audiovisuelle, des traiteurs, des graphistes et des monteurs vidéo. Vos fournisseurs font partie intégrante de votre équipe d'animation et il est essentiel de sélectionner les meilleurs fournisseurs pour chaque événement et budget. ISES se consacre à aider les experts du secteur de l'événementiel à se mettre en réseau et à acquérir des compétences. Meeting Professionals International se spécialise dans la formation des planificateurs d'événements qui travaillent pour de grandes entreprises. Rejoignez les groupes et commencez à assister aux cours et événements.

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Élaborez un plan marketing. Avec votre marché cible identifié et votre personnel sélectionné, développez un plan marketing qui met en valeur vos points forts. Si votre équipe est composée de professionnels expérimentés du secteur de l'événementiel, le réseautage avec des fournisseurs d'événements est peut-être une bonne stratégie. Si votre équipe est issue du monde de l'entreprise, la commercialisation de vous-même auprès des services de marketing d'entreprise pourrait être la plus efficace. Évitez d'essayer une approche canon du marketing. Les campagnes marketing fonctionnent mieux lorsqu'elles sont hautement ciblées et bien exécutées. Rassemblez une liste de contacts de chaque membre de l'équipe et utilisez cette liste pour diriger votre entreprise.

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Produire un événement de lancement. Vous êtes dans l'industrie du divertissement, divertissez-vous. Produisez un événement élégant et professionnel qui démontre vos compétences à des clients potentiels. Négociez des tarifs réduits avec vos fournisseurs et partagez le crédit avec eux le cas échéant. Invitez autant de personnes que votre budget le permet, y compris votre liste de prospects. Vous souhaitez lancer votre nouvelle entreprise avec le plus de fanfare possible, afin que les clients potentiels puissent vous trouver facilement.