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Lorsque vous planifiez des animations pour une conférence, n'oubliez pas que seule une partie du but de l'événement est de divertir les participants. En plus de rendre l'événement agréable, vous devez en faire un argument de vente qui attirera les participants et offrira des opportunités de réseautage et de conduite des affaires. Ne planifiez pas les divertissements de la conférence dans le vide - travaillez avec le planificateur d’événements pour déterminer les éléments qui permettront au divertissement de s’adapter à l’objectif de la conférence.

Apprenez le but

La première étape dans la planification du divertissement pour une conférence est de comprendre pourquoi le groupe qui organise la réunion veut du divertissement. Le divertissement peut représenter un coût important pour une conférence, il est donc probable que l'objectif principal soit d'encourager une plus grande participation. Un autre objectif peut être de donner aux participants une chance de réseauter en dehors du cadre du séminaire et du salon.

Connaître le public

Vos choix de divertissement tourneront autour de votre public. S'il s'agit d'un groupe plus âgé, vous voudrez peut-être un cadre plus traditionnel, plutôt qu'un avec de la musique forte, des lumières clignotantes ou un décor ultra-moderne. Les jeunes publics peuvent être plus susceptibles de profiter d'un club ou d'un bar ou d'un restaurant branché. Rendez votre site intéressant pour les conjoints s'ils seront présents et si l'augmentation de la fréquentation est l'un de vos facteurs clés pour l'événement.

Apprenez le thème

Si la conférence a un thème, associez l'événement de divertissement au thème. Si le thème de la conférence tourne autour du sport, organisez votre événement dans le gymnase d'un lycée local avec un groupe d'anciens pour créer un sock hop. Si le thème est nautique, réservez une croisière cocktail. Lier votre événement au thème de la conférence contribue à créer une continuité et montre que vous travaillez avec l'organisation pour atteindre son objectif pour la conférence.

Choisissez le lieu

Si le but du divertissement est d'augmenter la fréquentation, choisissez un lieu qui intéressera les invités, à la recherche de sites qu'ils ne peuvent pas trouver chez eux. Organisez un cocktail dans un musée local ou un jardin botanique. Emmenez vos invités dans un restaurant dans un quartier historique de la ville dont ils ont déjà entendu parler. Ne choisissez pas un site bruyant si le réseautage est essentiel. Facilitez l'accès en organisant un bus ou une navette si le site n'est pas accessible à pied ou si le temps sera mauvais.

Logistique

Découvrez quel est votre budget pour déterminer combien vous pouvez dépenser pour la nourriture et les boissons, le transport, la location de salle, l'audiovisuel et les décorations. Contactez les sites potentiels et obtenez les coûts pour la location de la salle, la nourriture et les boissons et AV. Négociez votre contrat en recherchant les garanties les plus basses possibles jusqu'à ce que vous ayez une meilleure idée de votre présence. De nombreux sites demanderont une quantité minimale de nourriture et de boissons, la garantie finale étant due 24 à 48 heures avant l'événement.