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Commencer le processus de paie pour toute entreprise commence par l'obtention de la documentation appropriée auprès des employés. Le service des ressources humaines transmettra un formulaire interne ou une copie de la lettre d'offre acceptée avec les documents appropriés au service de la paie. Une fois que ce processus est vérifié comme terminé, l'enregistrement des informations sur les employés peut commencer et les calculs pour la période de paie peuvent commencer. Toutes ces informations sont conservées sur une base strictement confidentielle, à connaître et classées sous clé.

Vérification de l'admissibilité à l'emploi

Dans le service de la paie, le formulaire d'admissibilité à l'emploi est souvent appelé formulaire I-9. Chaque employé embauché doit remplir ce formulaire et fournir les pièces justificatives indiquant son admissibilité à un emploi aux États-Unis. Fourni en téléchargement par les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis, le formulaire I-9 nécessite deux formes d'identification vérifiables à partir d'une liste pré-désignée d'identifiants acceptables. Les employeurs américains doivent conserver l'I-9 dans le dossier de paie ou de ressources humaines de l'employé. L'employeur est tenu de revoir les pièces d'identité présentées et d'en assurer la légitimité. Les formulaires doivent être conservés jusqu'à un an après la résiliation pour être inspectés par des représentants autorisés du gouvernement américain lorsque cela leur est demandé.

Détermination des déductions fiscales

Les employés remplissent le formulaire W-4 lorsqu'ils sont nouvellement embauchés ou modifient leurs déductions fiscales et pour fournir leur numéro de sécurité sociale à la paie. Ce formulaire est conservé dans un dossier avec les registres de paie et nécessite généralement une mise à jour annuelle à moins qu'aucun changement ne soit apporté. C'est une bonne idée que les employés fournissent des formulaires W-4 mis à jour lorsque l'Internal Revenue Service met à jour le formulaire, qui est disponible gratuitement sur son site Web. Les employés complètent les calculs de la feuille de calcul pour déterminer les allocations de retenue, et la signent et la datent avant de la transformer en service de paie ou en ressources humaines. Ce formulaire permet au service de la paie de déterminer le nombre de retenues et le statut fiscal de l'employé, célibataire ou marié, lors du calcul des retenues sur la paie.

Lettre d'offre

Selon la structure interne de l'entreprise, le service des ressources humaines ou le responsable de l'employé soumettra une copie de la lettre d'offre signée ou un autre formulaire pour fournir la paie avec le statut de l'employé, le salaire horaire ou mensuel de l'employé et les avantages pour lesquels l'employé est admissible. Ce formulaire ou cette lettre doit indiquer si l'employé est exonéré ou non, car les employés non exonérés sont admissibles aux heures supplémentaires. Pour les employés exonérés, aucune carte de temps ne devrait être soumise et le salaire est calculé de la même manière pour chaque période de paie complétée.

Enregistrer des informations

Une fois que toute la documentation appropriée est obtenue, pour les entreprises qui utilisent un logiciel de paie, chaque nouvel employé doit être entré dans le système de paie. Le système conservera toutes les informations appropriées, y compris le numéro de sécurité sociale de l'employé, le salaire horaire ou le salaire annuel de l'employé, le nombre de retenues à la source fournies par l'employé sur le formulaire IRS W-4 et le statut de retenue de l'employé tel que célibataire ou marié. . Les informations sur les prestations sont également entrées, qui peuvent inclure à la fois les cotisations des employeurs et des employés. L'admissibilité à des programmes spéciaux, tels que les plans de cafétéria, les comptes de retenue médicale et toutes les déductions 401k, sont également incluses, si elles sont admissibles. Si l'employé n'a pas remis le formulaire IRS W-4, la paie doit calculer les retenues d'impôt au taux unique le plus élevé.