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La gestion du flux de travail est un aspect essentiel des opérations commerciales. Cela est particulièrement vrai pour les organisations 24h / 24 et 7j / 7, telles que celles impliquées dans les opérations de commerce électronique. Plus que jamais, les travailleurs sont responsables des processus de flux de travail à l'aide de connexions mobiles telles que les ordinateurs portables et les smartphones. L'utilisation croissante de systèmes de suivi automatisés sur ordinateur et sur le Web a entraîné des changements importants dans les procédures de traitement des commandes qui étaient formellement sur papier. Les travailleurs disposent désormais de moyens plus efficaces pour suivre le flux des commandes, ce qui augmente la capacité des organisations à accélérer et à répondre aux besoins des clients.

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Identifiez les activités standard requises pour exécuter diverses catégories de commandes au sein de votre organisation. Créez un graphique de flux de travail visuel qui illustre les entrées et les sorties requises pour le traitement d'une commande typique. Il s'agit d'un système de flux de travail basé sur les activités qui fait passer la réflexion des livrables par les individus à la coordination des activités de travail par les individus.

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Créez un système de planification pour les bons de travail. Le séquençage des tâches est utilisé par une entreprise pour hiérarchiser les commandes de travail et déterminer où une tâche se situera dans le calendrier de traitement des commandes. Diverses méthodes de planification sont utilisées, telles que « date d'échéance la plus tôt », « délai de traitement le plus long », « délai de traitement le plus court », « premier arrivé, premier servi » et « commande client préférée ». Les règles relatives aux bons de travail doivent également déterminer quand utiliser la catégorie de commande «urgente». Déterminez la meilleure règle de séquencement des tâches à utiliser en fonction de la stratégie commerciale particulière de l'organisation.

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Développer un système de suivi du temps qui enregistre le temps de réception des bons de travail. Exiger du personnel chargé de la réception des commandes qu'il saisisse les informations de temps, ce qui établit la responsabilité des personnes chargées de la commande tout au long du continuum de traitement des commandes. Il fournit également des données qui peuvent être utilisées pour estimer le temps moyen nécessaire pour traiter une commande à chaque étape du processus de workflow.

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Mettre en place un système d'enregistrement et de notification aux parties des retards ou des échecs de traitement des commandes. Incluez des informations descriptives sur la cause des retards des ordres de travail, tels que les temps d'arrêt de la machine et d'autres mesures. Cela s'ajoute à l'historique des travaux pour chaque commande et sert d'informations utiles pour évaluer les performances de l'entreprise.

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Développer des systèmes de reporting pouvant être exportés en fonction de facteurs définis liés au traitement de la commande. Par exemple, les rapports de traitement des commandes peuvent être générés par date de commande, date de fin ou travailleur. Développer et publier des rapports de suivi du temps pour une commande donnée pour examen et évaluation par les parties prenantes impliquées dans le processus de commande de travail.