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En tant qu'employeur, vous êtes responsable du calcul et de la retenue du montant exact de l'impôt fédéral sur le revenu sur les chèques de paie de vos employés. Vous devez ensuite déclarer et remettre cette taxe à l'Internal Revenue Service. Les dates d'échéance des dépôts d'impôt fédéral sont basées sur les règlements de l'IRS. Une fois que vous avez retenu l'impôt fédéral sur le revenu sur les chèques de paie de vos employés, les montants retenus sont classés comme impôt fédéral sur le revenu à payer jusqu'à ce que vous les versiez à l'IRS.

La plupart des États exigent également que vous reteniez l'impôt sur le revenu des chèques de paie de vos employés et que vous remettiez ces montants à l'autorité fiscale appropriée. En 2011, seuls neuf États n'ont pas d'impôt sur le revenu: l'Alaska, la Floride, le Nevada, le New Hampshire, le Dakota du Sud, le Texas, le Tennessee, Washington et le Wyoming. Si vous êtes situé dans un autre État, vous devez retenir l'impôt sur le revenu de l'État sur les chèques de paie de vos employés. Une fois que vous retenez cet impôt mais que vous ne l'avez pas encore payé à votre État, les montants retenus sont classés comme impôt sur le revenu de l'État à payer.

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Déduisez l'impôt sur le revenu fédéral et l'impôt sur le revenu de l'État, si nécessaire, lorsque vous traitez les chèques de paie des employés. Vous retenez l'impôt fédéral sur le revenu en fonction du formulaire W-4 rempli par chaque employé, en utilisant la méthode appropriée et le tableau de la publication 15 de l'IRS, «(Circulaire E), Guide fiscal de l'employeur». Vous retenez l'impôt sur le revenu de l'État en fonction des exigences applicables de votre État.

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Total de tous les impôts fédéraux sur le revenu retenus sur les chèques de paie de vos employés. Ce montant correspond à votre impôt fédéral sur le revenu. Si vous n'êtes pas tenu de verser des impôts à l'IRS après chaque jour de paie, ajoutez les retenues d'impôt sur le revenu fédéral à ce total chaque jour de paie. Journalisez votre responsabilité en inscrivant un crédit d'impôt fédéral à payer. Le débit compensatoire est inclus dans votre entrée de dépenses dans les salaires ou traitements des employés pour le total des gains bruts.

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Total de tous les impôts sur le revenu de l'État retenus sur les chèques de paie de vos employés. Il s'agit du montant de votre impôt sur le revenu à payer. Encore une fois, ajoutez à ce montant chaque jour de paie si vous n'êtes pas tenu de verser la taxe immédiatement. Incluez un crédit pour déclarer l'impôt sur le revenu dans le cadre de votre écriture de journal de paie.

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Réduisez le montant de votre impôt sur le revenu à chaque fois que vous effectuez un paiement à l'IRS ou à votre état. Pour ce faire, saisissez un débit soit sur l'impôt fédéral sur le revenu à payer, soit sur l'impôt sur le revenu de l'État à payer et un crédit sur la trésorerie.