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La tenue de dossiers commerciaux est une responsabilité importante de chaque propriétaire d'entreprise. Bien que vous ne puissiez pas conserver tous les documents commerciaux indéfiniment, votre société à responsabilité limitée peut se retrouver en difficulté financière si elle ne peut pas supporter les revenus et les dépenses déclarés dans les déclarations de revenus fédérales. Les dossiers bancaires, tels que les relevés mensuels et les chèques annulés, doivent être conservés au moins aussi longtemps que votre obligation de répondre aux questions de l'Internal Revenue Service sur l'activité commerciale au cours de cette année.

Archivage général

Votre LLC opère en vertu des lois de l'État où vous avez déposé ses statuts. La loi de l'État oblige les SARL à conserver les registres de base de la formation, de la propriété, des revenus et des dépenses, mais c'est l'IRS qui impose une charge de tenue de registres qui a les conséquences les plus importantes si la LLC ne parvient pas à produire des pièces justificatives lorsqu'elle est appelée. L'IRS exige que tous les contribuables tiennent des registres adéquats des revenus et des dépenses annuels pour appuyer les déclarations de revenus déposées, bien que l'agence ne précise pas les types de registres qu'une entreprise doit conserver. Une entreprise peut conserver tous les registres qui prouvent de manière adéquate les informations fournies dans sa déclaration de revenus.

Registres bancaires

L'utilisation des relevés bancaires est l'un des moyens les plus simples de prouver les revenus et les dépenses.La règle d'or est donc d'accorder une priorité élevée à la conservation des relevés mensuels, des bordereaux de dépôt, des chèques annulés et des résumés annuels. Les relevés mensuels sont généralement utilisés pour réconcilier le système comptable d'une LLC avec le compte bancaire de l'entreprise, de sorte que les relevés sont importants pour l'audit interne ainsi qu'à des fins fiscales.

Recommandations IRS

L'IRS recommande aux propriétaires d'entreprise de conserver les documents à l'appui d'une déclaration de revenus jusqu'à l'expiration du délai de prescription de l'action de l'agence sur cette déclaration. La période de limitation est la période pendant laquelle la LLC peut modifier sa déclaration de revenus ou l'IRS peut évaluer des taxes supplémentaires. Dans des circonstances normales, la période de prescription est de trois ans; Cependant, si l'entreprise omet de déclarer un revenu de 25 % ou plus du revenu brut déclaré dans la déclaration, l'agence suggère de conserver la documentation pendant six ans. Si l'entreprise réclame une déduction pour créances irrécouvrables - ce que font de nombreuses entreprises de vente au détail - l'agence suggère de conserver des registres pendant sept ans. Il est plus logique pour une LLC de conserver les registres bancaires pendant au moins sept ans pour se protéger contre tout scénario IRS ordinaire; Cependant, il est également raisonnable de conserver les dossiers bancaires pendant seulement trois ans si l'entreprise n'est pas compliquée financièrement.

autres considérations

En l'absence de règles de conservation des enregistrements strictes et rapides, il appartient à chaque entreprise de mettre en œuvre une politique de conservation des enregistrements pour répondre à ses besoins. L'IRS n'est pas le seul facteur à prendre en compte pour décider de la durée de conservation des documents bancaires. Certains documents peuvent avoir une importance juridique en cas de poursuite. La société peut souhaiter conserver les registres bancaires d'une année donnée jusqu'à ce que la période de prescription de toute action en justice susceptible d'être intentée contre la société soit épuisée - généralement de 7 à 10 ans.