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Un programme de dons en milieu de travail bien géré profite à la communauté, aux employés et à l'entreprise qui fait l'effort. Cependant, une entreprise prend des décisions de gestion plus efficaces lorsqu'elle considère sa taille et ses objectifs pour un programme de dons en milieu de travail avant sa mise en œuvre. Vos choix dépendent, en partie, des ressources internes disponibles pour faire fonctionner un programme de dons en milieu de travail. Ce qui semble être une bonne idée peut être rapidement compliqué par la logistique consistant à permettre aux travailleurs de faire des dons de bienfaisance par le biais de retenues salariales. Concevez un programme que votre entreprise peut gérer efficacement et établissez des contrôles de gestion pour assurer le bon fonctionnement des opérations.

Lieu de travail offrant des choix

Déterminez le type et la portée du programme de dons en milieu de travail que vous souhaitez pour votre entreprise. Allez-vous exploiter votre propre programme ou embaucher un fournisseur externe pour faire le travail? Ces entreprises fournissent les matériaux, la technologie et différents niveaux de gestion, en fonction de vos besoins. Les campagnes de dons en milieu de travail, telles que celles exploitées par Centraide, offrent de nombreux choix de dons et fournissent des ressources pour vous aider à mener votre campagne annuelle. Décidez si vous égalerez les dons des employés et combien. Certaines entreprises établissent des comptes de dons individuels pour les employés, qui contribuent aux comptes et gèrent leurs propres dons de bienfaisance. La technologie des dons sur le lieu de travail, comme les plateformes de dons en ligne et les logiciels spécialisés, rationalise la gestion des programmes.

Principes de base de la mise en œuvre

Vous bénéficiez de matériel préparé si vous choisissez une entreprise extérieure pour exécuter votre programme. Fournissez aux employés une brochure qui énonce les règles de votre programme de dons en milieu de travail, comme le calendrier d'inscription et de récapitulation, les employés et les organismes de bienfaisance peuvent participer et quand les employés peuvent apporter des modifications à leur engagement de dons sur la paie. Les entreprises limitent souvent les dons aux organismes de bienfaisance 501 (c) (3) en raison des règles de déduction fiscale pour les dons de bienfaisance. Expliquez comment et quand les organismes de bienfaisance reçoivent les contributions ainsi que les règles de contrepartie de votre entreprise. Incluez un formulaire de promesse de don que les employés peuvent utiliser pour énumérer les organismes de bienfaisance qu'ils souhaitent soutenir, le montant de la retenue sur la paie et un endroit pour signer et dater le formulaire.

Documentation et surveillance

La documentation est essentielle pour votre programme de dons en milieu de travail. Les accords signés avec des entreprises extérieures détaillent les éléments de votre programme et attribuent la responsabilité des opérations et de la gestion. Tenir à jour les fichiers des formulaires d'engagement des employés, des formulaires de transmission et de reconnaissance des organismes de bienfaisance et des rapports des sociétés de gestion externes Les relevés de paie doivent refléter les retenues actuelles et cumulatives pour les dons de bienfaisance. En fonction de la taille de votre programme, assurez une surveillance adéquate et pas de surprises en exigeant des rapports de programme complets, mensuels ou trimestriels, à un gestionnaire ou un superviseur. Les documents de marketing sur votre programme de dons en milieu de travail envoyés à des sources externes aident à raconter une histoire sur l'engagement communautaire de votre entreprise.

Conducteurs désignés

Identifiez la ou les personnes qui géreront le programme de dons ou travailleront avec les représentants extérieurs. Ces employés stimulent les efforts de votre entreprise, notamment en suscitant l'intérêt et la participation. Vous pouvez désigner un coordinateur ou un comité pour prendre des décisions et exécuter le programme. Quelles sont leurs responsabilités et quelles décisions sont-ils autorisés à prendre au nom de l'entreprise? Déterminez qui supervise votre programme de dons et en assure la supervision, par exemple en examinant les documents et les rapports. Votre programme de dons en milieu de travail peut renforcer le moral et la cohésion des employés, alors encouragez une large participation des employés en donnant à chacun un travail à faire pour faire de votre programme de dons un succès.