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Vos communications d'affaires reflètent le professionnalisme de votre entreprise. Le papier à lettres doit refléter le type d'entreprise que vous menez. Par exemple, un cabinet d'avocats, un cabinet comptable ou une société de services d'investissement présente une image de confiance et de stabilité, tandis qu'un cabinet de marketing est plus avant-gardiste et coloré. Depuis l'avènement d'Internet, le courrier électronique, le chat en direct et la messagerie privée sont devenus plus courants et les lettres sont devenues plus informelles. Mais il est toujours prudent de suivre la mise en page correcte pour les lettres commerciales.

1

Définissez les marges à 1 pouce du haut et du bas, ainsi que des côtés gauche et droit.

2

Écrivez le nom de votre entreprise sur le côté gauche du papier à lettres sur la première ligne, justifié à gauche. Inscrivez l'adresse postale, y compris le numéro de bureau, le cas échéant, sous le nom de l'entreprise. La ville, l'état et le code postal vont sur la troisième ligne sous l'adresse. Si cette information est préimprimée sur votre papier à lettres, ignorez cette étape.

3

À gauche, justifiez la ligne suivante à 2 pouces du haut de la page ou à 1 pouce en dessous de la ville, de l'état et du code postal de votre adresse. Écrivez la date en utilisant le format mois, épelé, date et année. La date peut également être tabulée au centre et y commencer.

4

Tapez l'adresse du destinataire: le titre personnel, le prénom et le nom du destinataire, justifiés à gauche d'environ un demi-pouce sous la date. Utilisez le titre personnel correct tel que M., Mme, Mlle ou Mme Si vous ne savez pas quel titre une femme préfère utiliser Mme Tapez le titre du poste de la personne sur la même ligne que le nom, après le nom de famille, si la personne détient un titre de cadre. Si vous ne connaissez pas le titre, laissez-le vide. Le nom de l'entreprise apparaît sur la ligne suivante sous le nom et le titre du destinataire. L'adresse de rue et le numéro de suite vont sous le nom de l'entreprise avec la ville, l'état et le code postal comme dernière ligne.

5

Sautez un pouce vers le bas et commencez à écrire la salutation, par exemple « Cher M. Smith », suivi de deux points.

6

Sautez une ligne et commencez le corps de la lettre. Tous les paragraphes doivent être justifiés à gauche. Sautez une ligne entre chaque paragraphe. Vous pouvez préférer utiliser un format de bloc où la première ligne de chaque paragraphe est alignée à gauche, le même que le reste du paragraphe, ou un format en retrait où la première ligne de chaque paragraphe est en retrait de 1/2 pouce.

7

Passer une ligne sous la fin du dernier paragraphe avant la clôture, justifié à gauche. Mettez en majuscule la première lettre du premier mot de la clôture, mais pas la seconde, par exemple, «Meilleurs voeux» ou «Merci». Ajoutez une virgule après le dernier mot de la fermeture. Sautez quatre lignes, puis tapez votre nom et le titre de votre entreprise. Signez la lettre dans l'espace de quatre lignes. Si quelqu'un d'autre a tapé la lettre, il devrait mettre ses initiales sous votre nom tapé. Si vous avez tapé la lettre, n'incluez pas vos initiales.