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L'administrateur d'une entreprise est responsable d'une grande variété de fonctions commerciales, selon le Bureau of Labor Statistics du ministère du Travail. En plus de coordonner l'espace et l'équipement, l'administrateur supervise des fonctions aussi diverses que la distribution du courrier, les télécommunications et la gestion des dossiers. Bien qu'elle ne gère pas le budget du cœur de métier, elle doit être capable de gérer le sien. En conséquence, les administrateurs doivent être minutieux, analytiques et décisifs.

Problèmes d'espace

Le pouvoir d'un administrateur sur son budget peut être quelque peu limité, mais comme les installations, les télécommunications et le personnel relèvent de son domaine, il doit avoir une excellente compréhension des coûts de sa division. Par exemple, si un administrateur est en charge du bail de l'espace commercial, il doit informer la direction de l'entreprise si le bail arrive à expiration et répondre également aux préoccupations concernant le coût et la taille. L'administrateur peut être chargé de trouver un nouvel espace ainsi que le budget associé à son déplacement - et à le maintenir par la suite.

Personnel

Les administrateurs qui ont des subordonnés directs doivent se préoccuper de la gestion du budget des salaires et des avantages sociaux. En plus de gérer les indemnités de départ, l'administrateur doit être en mesure d'embaucher de nouveaux employés, ce qui nécessite une bonne maîtrise du budget des salaires et des avantages sociaux. Il y a aussi des considérations supplémentaires s'il y a des employés syndiqués. Si l'administrateur se voit confier le mandat d'éliminer 10 % de son budget de personnel, il doit alors être en mesure de revoir les caractéristiques de ses subordonnés directs et de trouver comment remplir le mandat sans sacrifier les services.

Fournitures et équipement

Puisque l'administrateur est chargé d'acheter des fournitures et de l'équipement, elle doit avoir connaissance de son budget, mais aussi de la façon dont elle peut maximiser ces dollars pour mieux convenir à l'entreprise. Par exemple, si un administrateur est chargé d'acheter des photocopieuses à la pointe de la technologie pour l'entreprise, il doit être en mesure de négocier avec les fournisseurs pour obtenir le meilleur équipement de qualité au prix le plus bas, tout en respectant - ou en réduisant -- son numéro de budget.

Efficacité énergétique

À l'heure actuelle, plus d'entreprises que jamais se concentrent de plus en plus sur l'exploitation d'une manière écoénergétique. Étant donné que l'administrateur s'occupe des détails de l'espace et de l'équipement, la plupart de ces détails sont laissés à l'administrateur. L'administrateur peut ordonner un audit énergétique et utiliser les résultats pour améliorer l'isolation, l'équipement ou les matériaux de construction - mais dans les limites d'un budget. La plupart des administrateurs n'ont pas carte blanche pour dépenser ce qu'ils veulent pour ce qu'ils veulent ; en fait, la gestion des installations peut être l'un des premiers domaines à être coupé, si cela ne fait pas partie du cœur de métier. En conséquence, l'administrateur doit consacrer beaucoup de temps à répondre aux préoccupations liées aux faits et aux chiffres.