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Un certificat de préparation lié aux expéditions fait référence à un document formel dans lequel une personne ou une entreprise confirme qu'une expédition est en bon état et prête à être livrée. Ces documents - également appelés factures d'expédition - sont utiles car ils fournissent des enregistrements écrits des marchandises expédiées; l'état des marchandises; les politiques et les règlements que l'expédition devait suivre ; et d'autres données de base, telles que les coordonnées de l'expéditeur et de l'acheteur. Si l'acheteur reçoit des marchandises endommagées ou insuffisantes, le certificat peut prouver qui est responsable au sein de la compagnie maritime ou, dans certains cas, prouver que des problèmes se sont produits après l'expédition.

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Tapez "EXPÉDITEUR:" suivi de votre nom ou du nom de la compagnie maritime. Revenez une fois et écrivez les coordonnées complètes de vous ou de l'entreprise, y compris les adresses et numéros de courrier électronique, de téléphone et de télécopieur.

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Revenez deux fois. Tapez « DESTINATAIRE : » suivi d'un seul retour et des coordonnées du destinataire.

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Double retour et écrivez "DATE :" suivi de la date du jour.

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Retournez deux fois et écrivez un paragraphe indiquant que vous ou la compagnie maritime fournissez le certificat de disponibilité pour vérifier l'état des marchandises à expédier et l'intégralité de la commande de l'acheteur. Inclure le numéro de commande de l'acheteur ainsi que le numéro de compte, le cas échéant, ainsi que la date à laquelle les marchandises doivent être expédiées.

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Double retournez deux fois de plus et écrivez une rubrique telle que «Marchandise à expédier» ou quelque chose de similaire. En dessous, incluez un tableau ou une liste détaillée qui détaille chaque article expédié. Le tableau ou la liste doit inclure le nom de l'article, tout numéro de référence associé à l'article, les descriptions d'articles, les quantités d'articles et le coût unitaire et total de chaque article. Fournissez un coût d'expédition total en bas qui comprend les frais d'expédition et d'autres frais tels que la précipitation de la commande.

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Double retour. Indiquez toute réglementation ou politique qui s'applique à l'envoi et comment l'envoi est conforme.

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Revenez encore deux fois. Indiquez qui a inspecté les marchandises à expédier et quand. Dites que, après avoir satisfait à toutes les exigences d'expédition, l'envoi est certifié et prêt à être expédié.

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Double retour. Fournissez des lignes étiquetées pour votre signature d'autorisation ou celle d'un responsable et une ligne de date indiquant la date à laquelle le certificat a été signé. Signez et datez le certificat et fournissez-le à l'acheteur ou à un autre agent approprié.