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Terminer votre lettre commerciale par votre dernier paragraphe n'est jamais une bonne idée. En dehors de cela, peu de règles s'appliquent à la fin de chaque type de lettre commerciale. Les lettres commerciales ont des objectifs différents, de sorte qu'un propriétaire de petite entreprise peut choisir parmi de nombreux formats. De plus, ce qui vient en dernier sur une lettre commerciale est également dicté par la façon dont la lettre est envoyée, à quel point vous connaissez le destinataire et ce que vous envoyez d'autre avec la lettre.

Votre titre et vos coordonnées

La plupart des gens pensent que le dernier élément d'une lettre commerciale doit toujours être votre nom. Cependant, ce n'est pas toujours le cas. Souvent, vous devez terminer votre lettre commerciale avec votre signature, votre nom en caractères d'imprimerie, puis votre titre et vos coordonnées. Il s'agit de s'assurer que votre destinataire connaît le rôle de la personne qui la contacte et comment répondre à la lettre si l'enveloppe est perdue ou autrement adressée. Par exemple, si Jean reçoit une lettre lui demandant de prendre la parole lors d'une conférence photographique, il est important qu'il sache que la lettre a été envoyée par le directeur de la conférence, qui a le pouvoir de prendre ces décisions. Les informations de contact que vous incluez dépendent de la manière dont la lettre est envoyée et de la manière dont vous souhaitez que votre destinataire réponde. Si vous envoyez un e-mail, incluez votre adresse e-mail après votre nom. Si vous envoyez une lettre papier, indiquez votre adresse physique. Il est également permis d'inclure un numéro de téléphone.

votre nom

Bien que vous deviez inclure votre titre et vos coordonnées à la fin de la plupart des lettres commerciales, dans certains cas, il est bon de simplement terminer la lettre par votre nom. Si vous connaissez bien la personne à qui vous écrivez ou si vous interagissez souvent avec elle, il y a de fortes chances qu'elle connaisse votre titre et comment vous contacter, vous n'avez donc pas à inclure ces éléments. De plus, n'incluez pas votre titre dans les cas où vous n'écrivez pas comme votre titre. En d'autres termes, il n'est pas nécessaire d'inclure votre titre professionnel sur une lettre de réclamation adressée à votre compagnie électrique personnelle.

Votre signature

Parce que vous pouvez mettre fin à de nombreuses notes informelles en les signant, vous pourriez également penser que votre signature est un bon moyen de mettre fin à votre lettre commerciale. Bien que vous deviez inclure votre signature sur votre lettre commerciale, elle ne devrait pas être la dernière. Votre nom imprimé doit toujours être le dernier pour donner à votre lettre un aspect plus professionnel et pour aider votre destinataire à lire de qui elle provient. Dans certains cas, cependant, vous ne voudrez pas utiliser votre signature, par exemple lorsqu'une lettre sera envoyée par e-mail ou via le formulaire de communication en ligne d'une entreprise. De plus, les lettres commerciales moins formelles, comme les notes de service internes qui seront placées dans les boîtes aux lettres de vos employés, n'ont pas toujours besoin d'être signées.

Avis de dictée, de pièce jointe ou de copies

Si vous avez dicté votre lettre à une secrétaire ou à une dactylo, si vous incluez des documents avec votre lettre ou si vous avez copié d'autres destinataires, indiquez-le comme élément final de votre lettre commerciale. Si la lettre est une dictée, vous et le secrétaire devez la parapher, selon la Colorado State University. La personne qui a écrit la lettre doit écrire ses initiales en toutes majuscules, tandis que la personne qui l'a tapée ou écrite doit écrire les siennes en toutes lettres minuscules. Utilisez un deux-points ou une barre oblique inverse pour les séparer. Si vous avez inclus d'autres éléments, écrivez le mot «Enclosure» ou «Enclosures» ou utilisez l'abréviation suivante: «Enc.» Ensuite, placez un deux-points et nommez les pièces jointes ou mettez le nombre de pièces jointes entre parenthèses. Enfin, si des copies de la lettre sont destinées à d'autres destinataires, écrivez «cc:» et leurs noms séparés par des virgules comme élément final de votre lettre commerciale.