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Une étude publiée dans le numéro de décembre 2004 du "Journal of Extension" souligne que les chercheurs identifient l'établissement d'objectifs, l'implication des membres, le leadership compétent, la prise de décision et la responsabilité comme des caractéristiques clés d'une collaboration de groupe réussie. Le groupe dans son ensemble doit développer une mission partagée et bien énoncée et éviter de se fixer des objectifs vagues ou une mission trop large.

Objectifs définis

Avant qu'un groupe puisse travailler en équipe, les membres doivent s'unir autour d'une mission partagée, selon Business Advantage International. La définition d'objectifs clairs est nécessaire avant qu'un groupe de travail puisse accomplir ce qu'il se propose de faire. La mise en œuvre d'un agenda spécifique permet d'organiser les tâches globales du groupe et les tâches de chaque membre participant au groupe de travail. Les participants siégeant à une équipe spéciale devraient posséder les connaissances et l’expertise nécessaires pour atteindre les objectifs du groupe. Les groupes de travail qui réussissent comprennent des membres d'équipe avec des compétences variées qui travaillent dans différents domaines de l'organisation, offrant ainsi des points de vue divers.

Rôles définis

Un groupe de travail efficace définit clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre. Le groupe ne peut atteindre ses objectifs que si les participants sont pleinement conscients des tâches dont ils sont responsables. Des compétences organisationnelles sont nécessaires pour que le groupe dans son ensemble atteigne des performances élevées. Les groupes de travail sont plus efficaces lorsque les membres individuels de l'équipe ressentent un sentiment d'appartenance et sont convaincus qu'ils jouent un rôle essentiel dans le groupe. En général, les individus ont tendance à être plus motivés et à travailler plus dur lorsqu'ils savent que ce qu'ils disent et font compte.

la communication

La communication est un autre élément essentiel d'un groupe de travail efficace. Faire preuve de respect les uns envers les autres, favoriser un sentiment de confiance, écouter les opinions des membres du groupe et maintenir une ligne de communication ouverte sont tous des aspects cruciaux. Tous les membres du groupe de travail devraient être encouragés et disposés à participer. Dans les cas où seules quelques personnes dominent une réunion, le facilitateur doit encourager une large participation en donnant aux autres l'occasion de faire part de leurs idées.

Structure

Les groupes de travail qui réussissent sont conçus pour être suffisamment nombreux pour mener à bien les tâches du groupe et atteindre ses objectifs. Un groupe de travail devrait être suffisamment grand pour qu'aucune personne ne soit responsable de porter une trop grande partie du fardeau, mais pas au point qu'il soit difficile pour le groupe de travail de rester organisé. Les groupes bien gérés sont dirigés par des facilitateurs qualifiés qui permettent à tous les membres du groupe de travail de participer à la prise de décision.

Évaluation des performances

Un groupe de travail efficace met en place un processus d'évaluation dès le début afin que le groupe puisse évaluer ses performances. Les outils d'évaluation comprennent des méthodes de suivi des progrès ainsi que des mesures spécifiques du succès. La performance du groupe de travail doit être évaluée tout au long du processus et pas simplement à la fin. L'évaluation de routine permet d'identifier les problèmes en cours de route et de travailler rapidement pour les résoudre. Les résultats d'une étude publiée dans un numéro de 1997 du «Journal of Management» montrent que la cohésion du groupe affecte la performance du groupe. L'étude a révélé que d'autres facteurs fortement associés à la réussite d'un groupe diffèrent selon la personne qui évalue la performance du groupe. Les membres de l'équipe évaluent généralement les performances du groupe comme étant élevées si les participants ont collaboré et ont pu résoudre les conflits entre eux. La direction a tendance à évaluer la performance d'un groupe comme étant élevée si une équipe communique efficacement avec les personnes extérieures au groupe.